Chuyển từ Excel, Google Sheets sang phần mềm quản lý: checklist cho studio

Google Sheets là công cụ tuyệt vời để bắt đầu. Nhưng khi studio có vài chục hợp đồng mỗi tháng, nhiều sheet liên kết với nhau và nhiều người cùng sửa, dữ liệu bắt đầu lệch và không ai biết sheet nào là đúng.

Trước khi chuyển

• Liệt kê các sheet đang dùng và ai dùng sheet nào.
• Dọn dữ liệu: gộp các cột cùng ý nghĩa, chuẩn hóa định dạng ngày và số điện thoại.
• Chốt danh mục: gói dịch vụ, concept, loại buổi chụp, nguồn khách, mã trang phục.
• Chọn ngày chuyển rơi vào tuần ít buổi chụp.

Dữ liệu nào cần nhập

1. Danh mục dịch vụ và giá.
2. Nhân sự và vai trò.
3. Trang phục đang có trong kho.
4. Hợp đồng đang thực hiện (chưa bàn giao xong).
5. Khách tiềm năng đang chăm sóc.

Hợp đồng đã hoàn thành lâu có thể nhập sau, hoặc chỉ giữ lại để tra cứu.

Trong tuần đầu

• Đào tạo theo vai trò, mỗi buổi ngắn, đúng màn hình người đó dùng.
• Chạy song song tối đa một tuần, sau đó khóa sheet cũ ở chế độ chỉ xem.
• Chỉ định một người trả lời mọi thắc mắc.

Sau một tháng

So sánh số liệu tháng đầu với tháng trước đó trên sheet. Những chỗ lệch thường chỉ ra dữ liệu cũ bị nhập thiếu, hoặc quy trình có bước bị bỏ qua.

Pandio có file mẫu và bước kiểm tra trước khi nhập Excel; đội Pandio hỗ trợ chuyển dữ liệu miễn phí. Studio đầu tiên dùng Pandio đã nhập hơn 2.000 hợp đồng cũ từ Google Sheets.