Mùa cưới cao điểm: xếp lịch ekip sao cho không trùng

Người Việt chọn ngày cưới theo tuổi và theo lịch âm, nên những ngày đẹp trong mùa cưới thường dồn lại. Studio nào cũng từng gặp cảnh hai buổi chụp cùng gọi một thợ make lúc 5 giờ sáng.

Lịch phải theo buổi, không theo hợp đồng

Một hợp đồng có thể gồm buổi chụp studio, buổi ngoại cảnh và phóng sự ngày cưới. Điều phối cần nhìn từng buổi với giờ bắt đầu, địa điểm, số điểm chụp và ai đi buổi đó.

Xem theo tháng trước, theo ngày sau

Lịch tháng cho thấy ngày nào kín để từ chối sớm hoặc thuê thêm thợ. Lịch ngày cho thấy chi tiết giờ giấc để xếp người. Hãy tô nền khác cho thứ Bảy, Chủ nhật vì đây là ngày áp lực nhất.

Có âm lịch trên lịch làm việc

Khách hay nói "ngày mùng 8 tháng 10 âm". Lịch có sẵn ngày âm giúp sale và điều phối nói chuyện cùng một ngôn ngữ với khách.

Ba lịch tách biệt

• Lịch chụp và trang điểm: các buổi tiền kỳ.
• Lịch hậu kỳ: hạn trả file và ngày khách hẹn qua chỉnh ảnh.
• Lịch cưới: ngày cưới của mọi hợp đồng, để phòng váy và ekip phóng sự chuẩn bị.

Lên kế hoạch thợ thuê ngoài từ sớm

Đếm số buổi theo từng ngày trong 30 ngày tới. Ngày nào số buổi vượt số thợ của studio thì liên hệ thợ ngoài ngay, đừng đợi đến tuần cuối.

Đồng bộ sang lịch điện thoại của thợ

Thợ ít khi mở phần mềm quản lý, nhưng luôn xem lịch điện thoại. Đẩy lịch làm việc sang Google Calendar giúp thợ tự kiểm tra mà không cần hỏi điều phối.

Lịch điều phối của Pandio có ba tab chụp và trang điểm, hậu kỳ, lịch cưới; mở mặc định theo tháng, có âm lịch, đồng bộ sang Google Calendar 5 phút một lần.